Projekteja pidetään usein perinteistä linjaorganisaatiota tehokkaampana tapana organisoida toimintaa.
Projektien avulla uskotaan samoilla resursseilla ja henkilöstöllä saatavan aikaan enemmän ja joustavammin. Niiden kautta toiminnasta myös odotetaan saatavan läpinäkyvämpää ja jotenkin hallittavampaa.
Käytännössä tämä on kuitenkin vain myytti.
On totta, että projektit mahdollistavat resurssien ja henkilöstön joustavan kohdentamisen erilaisiin rajattuihin tarkoituksiin.
Projekteja varten myös on kehitetty monia valmiita työkaluja rahan, kaluston ja henkilöstön käytön suunnitteluun ja seurantaan. Tämä puolestaan auttaa vahvistamaan tunnetta siitä, että asiat yrityksessä ovat paremmin hallinnassa.
Projekti organisointimuotona ei silti ole autuaaksitekevä. Projektien käyttäminen ei automaattisesti tee yrityksen toiminnasta tehokkaampaa.
Projektien käytön kääntöpuoli
Toiminnan projektoiminen voi olla erityisesti pitkällä tähtäimellä kaikkea muuta kuin tehokasta. Esimerkkejä riittää:
- Jos ihmisten työ on jatkuvaa projektisilppua, erilaiset motivaatio- ja jaksamisongelmat voivat lisääntyä. Tämä taas helposti johtaa työn laadun heikkenemiseen ja kustannusten kasvuun.
- Samoja virheitä saatetaan usein toistaa projektista toiseen, kun tieto ei kulje eri projekteissa työskentelevien ihmisten välillä. Projektit eivät siis välttämättä ratkaise siiloutumisongelmia, vaan siiloutuminen voi uhata yhtä lailla projektoitua toimintaa.
- Liian tiukat projektipuitteet voivat toisinaan rajoittaa ihmisten luovuutta. Tämä taas voi estää organisaation kannalta merkittävien innovaatioiden syntymistä.
- Projekteihin liittyvä hallinnointi myös lisää usein byrokratiaa. Tämä puolestaan merkitsee helposti lisäkustannuksia ilman, että yrityksen tuotot juurikaan paranevat.
Projekti ei siis välttämättä ole muita tehokkaampi organisointimuoto. Sillä on kyllä omat kiistattomat etunsa varsinkin lyhyellä tähtäimellä. Muiden organisointitapojen lailla siihen kuitenkin liittyy myös omia ongelmiaan.
Siksi projektoiminen ei saisi koskaan olla automaattinen ratkaisu yrityksen toiminnan organisoimiseen.
Yrityksissä kannattaa harkita vakavasti, milloin toimintaa kannattaa oikeasti organisoida projekteiksi. Toisinaan perinteisessä linjaorganisaatiossa pysyttäytyminen voi hyvinkin olla parempi vaihtoehto.
Kuva: Gerd Altmann / Pixabay