Vielä tänäkin päivänä suuri osa projekteista epäonnistuu. Ainakin jos niiden toteutumaa verrataan alun perin suunniteltuun.
Näin siitäkin huolimatta, että yrityksissä on käytössä on toinen toistaan hienostuneempia projektinhallinnan prosesseja ja toimintamalleja.
Äkkiseltään voisi olettaa syyn olevan siinä, ettei yrityksissä vain osata soveltaa ko. prosesseja ja toimintamalleja riittävän hyvin.
Käytännössä ongelma on kuitenkin toisaalla. Varsinkin puhuttaessa erilaisista täysin uutta luovista projekteista – jollaisia suuri osa tämän päivän projekteista on.
Yksi merkittävimmistä syistä tällaisten projektien jatkuville ”epäonnistumisille” on nimittäin se, että niitä arvioidaan nimenomaan suhteessa etukäteen tehtyihin suunnitelmiin.
Projekteja on usein vaikea tarkkaan ennakoida
Yksi perinteisen projektinhallinta-ajattelun kantavia lähtökohtia on projektien suunnittelun ja toteutuksen erottaminen toisistaan. Eli ensin suunnitellaan projekti tarkasti etukäteen ja sitten suunnitelmat vain toteutetaan.
Oletuksena tällöin on siis se, että projektin suunnitteluvaiheessa on mahdollista tarkasti ennakoida kaikki se, mitä projektin kuluessa tapahtuu.
Niinpä projekteja myös arvioidaan siitä näkökulmasta, että projektin sisältö ja kulku on ollut mahdollista määrittää tarkasti etukäteen.
Silti varsinkin uutta luovissa projekteissa on käytännössä mahdotonta täysin ennakoida, mitä tuleman pitää. Niinpä ennakkosuunnitelmissa pysyminen voi olla hyvin vaikeaa, ellei jopa mahdotonta.
Samalla kuitenkin projektien arviointi perustuu pitkälti niihin epärealistisiin odotuksiin, joita usko mahdollisuuksiin tehdä tarkkoja ennakkosuunnitelmia on luonut.
Ihmekös siis, että projektit tällöin näyttävät epäonnistuneilta.
Jos projektissa luodaan jotain täysin uutta, sitä ei useinkaan ole mielekästä arvioida suhteessa ennakkosuunnitelmiin. Sen sijaan kannattaa keskittyä ennemminkin siihen, mitä hyötyjä projektin tuloksista on saatavissa lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä.
Kuva: Mohamed Hassan / Pixabay