Tuntuuko joskus, että projektibudjetteja paisutellaan ihan tarkoituksella? Se ei ole välttämättä kovin kaukana totuudesta.
Projektibudjeteilla on projekteissa kaksi merkittävää tehtävää. Ensinnäkin ne ovat luonnollisesti keskeinen projektien taloudellisen suunnittelun ja seurannan väline.
Projektibudjetti on kuitenkin myös yksi tärkeimmistä keinoista saada kulloinenkin projekti käyntiin. Ilman "realistiseksi” katsottavaa budjettia projektia ei välttämättä koskaan saada edes liikkeelle.
Niinpä projektien budjetointiprosessia saattaa toisinaan leimata jossain määrin tarpeeton kissanhännänveto. Jotta projektille saataisiin riittävästi rahoitusta, projektibudjettien laatijat paisuttelevat niitä niin, että luvuista voidaan sitten tarvittaessa budjettineuvotteluissa tinkiä.
Ja sitten niistä joka tapauksessa tingitään.
Tarpeetonta peliä projektin budjetilla
Projektibudjetilla pelattavan pelin kuvio on aika yksinkertainen.
Ensin projektibudjetin laatijat olettavat valmiiksi, että projektin käynnistämisestä päättävät pyrkivät joka tapauksessa tinkimään budjetista.
Näin ollen sen lisäksi, että he laskevat projektibujdettiin puskureita erinäisten yllätysten varalta, he laskevat siihen myös neuvotteluvaraa. Jos tätä ei tee, on pelättävissä, että budjetti tingitään aivan liian pieneksi.
Silti puskureita ja neuvotteluvaraa ei voi laskea mukaan myöskään liikaa, sillä "epärealistisen" isoksi paisuteltu budjetti voi torpata projektin liikkeellelähdön heti alkuunsa.
Lopputulos on yhtä kaikki se, että päättäjille esitettävä projektibudjetti voi olla alkuun epärealistisen suuri. Ja päättäjät haluavat että siitä tingitään, koska budjetissa on liikaa ilmaa.
Hulluinta tässä kuviossa on se, että budjettineuvottelujen molemmat osapuolet saattavat jopa varsin hyvin tietää kupletin juonen. Silti peliä pelataan.
Kysymys kuuluukin: kuinka paljon aikaa ja vaivaa menee hukkaan tämän sinänsä tarpeettoman budjettipelin pelaamiseen?
Siinä vaiheessa kun projektibudjetteja paisutetaan lähinnä niistä tinkimiseksi, peli on syytä viheltää nopeasti poikki.
Kuva: Carlos Esteves / Unsplash