Projektien viestinnässä tuntuu aina olevan jotain parannettavaa. Tieto ei vain kulje tai se on vähintäänkin virheellistä.
Näin siitäkin huolimatta, että ihmisten käytettävissä on nykyään koko joukko sähköisiä viestintävälineitä.
Vaikka sähköpostin ja muiden sähköisten välineiden käyttö on jatkuvasti lisääntynyt projekteissa, se ei silti ole suinkaan vähentänyt tiedonkulun ongelmia. Pikemminkin ehkä päinvastoin.
Miksi näin?
Arkisen kiireen keskellä sähköinen viestintä voi tuntua nopealta ja kätevältä tavalta hoitaa asioita. Juuri tuon nopeutensa ja kätevyytensä takia sen myös helposti kuvittelisi jopa kokonaan korvaavan ihmisten konkreettiset kohtaamiset.
Viimeistään pandemia-aika etätöineen on kuitenkin osoittanut, että mikään sähköinen viestintäväline ei voi täysin korvata ihmisten kasvokkaista kohtaamista ja vuorovaikutusta.
Projektiviestinnässä pelkkä teksti ei riitä
Ihmisten välisestä viestinnästä suurin osa on sanatonta viestintää. Tuosta sanattomasta viestinnästä sähköiset viestintävälineet taas hukkaavat suurimman osan, pahimmillaan jopa kaiken.
Edes videokuva ei pysty välittämään kaikkea sitä sanatonta informaatiota, joka ihmisten kohdatessa heidän välillään välittyy. Puhumattakaan pelkästä tekstipohjaisesta sähköisestä viestinnästä, kuten sähköpostista tai pikaviesteistä.
Juuri siksi sähköinen viestintä onkin helposti omiaan pahentamaan tiedonkulun ongelmia. Varsinkin jos projektin viestintä perustuu lähinnä tekstipohjaisiin sähköisiin viesteihin – kuten valitettavan usein on tilanne.
Tekstipohjaisessa viestinnässä ei nimittäin koskaan voi olla täysin varma siitä, että käytetyt ilmaisut tulkitaan kuten on ollut tarkoitus.
Lisäksi mitä monimutkaisemmista asioista on kyse, sitä huonommin pelkkä tekstipohjainen viestintä toimii. Jos esitettävä asia vaatii enemmän selittämistä tullakseen ymmärrettäväksi, pelkkä teksti ei ole enää kovinkaan toimiva tapa viestiä.
Tällöin tarvitaan nimenomaan yhteistä keskustelua yhteisen ymmärryksen luomiseksi ja varmistamiseksi. Mieluiten vieläpä kasvokkain paikan päällä.
Jos projektiviestintä yrityksessä perustuu pitkälti tekstipohjaiseen etäviestintään, asiaan kannattaa puuttua. Mieluummin ennemmin kuin myöhemmin.
Kuva: Austin Distel / Unsplash