Vaikka kuinka muuta toivoisi, projektisuunnitelmat eivät yleensä koskaan toteudu sellaisenaan.
Se myös kuuluu ihan asiaan. Projektinhallintaguru J. Rodney Turnerinkin mukaan ainoa takuuvarma asia projektisuunnitelmissa on se, että ne ovat joka tapauksessa väärässä.
Yllätyksiä tulee aina vastaan, ja täysin paikkansapitävän projektisuunnitelman tekeminen on käytännössä mahdotonta.
Projektisuunnitelma ei siis ole mikään ennuste. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että niitä ei kannattaisi tehdä lainkaan.
Päinvastoin projektisuunnitelmia tarvitaan kipeästi – joskin hieman muuhun kuin mitä tyypillisesti ajatellaan.
Projektisuunnitelma on ennen kaikkea vuorovaikutuksen väline
Toteutuksen tarkan ennakoinnin sijaan projektisuunnitelmalla on projekteissa kaksi olennaista tehtävää ylitse muiden.
Ensinnäkin projektisuunnitelma palvelee toiminnan yhteistä jäsentämistä projektissa. Suunnitelma ja sen tekeminen tarjoaa projektiin osallisille ihmisille pohjan jäsentää yhteistä työskentelyään ennen projektia ja sen aikana.
Siten projektisuunnitelma auttaa ihmisiä luomaan ja ylläpitämään järjestystä helposti kaoottiselta tuntuvassa projektityön arjessa.
Toisekseen projektisuunnitelma palvelee tarvittavan tuen hankkimista projektille. Suunnitelman avulla voidaan pyrkiä "myymään" projektia siihen osallisille ihmisille.
Esimerkiksi asiakkaan tai rahoittajan edustajien kanssa puhuttaessa tarkka projektisuunnitelma helpottaa kummasti tuen saamista projektille. Vaikka nämä tietäisivät varsin hyvin, että suunnitelma tuskin toteutuu esitetyn kaltaisena, se tarjoaa heille silti perusteita suhtautua projektiin myönteisesti.
Toisin sanoen projektisuunnitelma on ennen kaikkea ihmisten vuorovaikutuksen väline.
Siksipä ei juuri haittaa, vaikkei projektisuunnitelma yleensä pidäkään täysin paikkansa. Olennaisempaa on se, missä määrin projektisuunnitelma ja sen tekeminen edesauttaa ihmisten vuorovaikutusta projektin suhteen.
Siihen projektisuunnitelmaa nimittäin kaikkein eniten tarvitaan.
Projektisuunnitelman toteutumiseen sellaisenaan ei yleensä kannata suhtautua kovinkaan vakavasti. Sen sijaan projektisuunnitelman merkitykseen vuorovaikutuksen välineenä on syytä suhtautua hyvinkin vakavasti.
Kuva: aymane jdidi / Pixabay