Toisinaan yritysjohto saa eteensä karvaan raportin, että jonkin projektin alkuperäinen aikataulu ja budjetti eivät pidäkään.
Projekti on myöhässä suunnitellusta aikataulustaan ja ylittää arvioidun budjetin, minkä takia projektipäällikkö pyytää lisää aikaa ja rahaa.
Tällaisissa tilanteissa voi olla aika suuri houkutus syyttää projektipäällikköä epäonnistumisesta. Projektipäällikkö ei selvästi ole kyennyt hallitsemaan projektin kokonaisaikataulua ja -budjettia riittävän hyvin.
Luonnollisesti projektipäälliköllä onkin päävastuu projektin pysymisestä aikataulussa ja budjetissa. Hän myös monasti pystyy ainakin jossain määrin toiminnallaan vaikuttamaan projektin etenemiseen ja rahankäyttöön.
On myös mahdollista, että projektipäällikkö ei välttämättä ole täysin tehtäviensä tasalla.
Valitettavan usein perimmäinen syy aikataulu- ja budjettiongelmiin on kuitenkin jossain muualla kuin projektipäällikössä.
Projektipäällikkökään ei tee ihmeitä
Monella myöhästyneellä projektilla on ollut alun alkaenkin aivan liian tiukka aikataulu ja budjetti suhteessa siihen, mitä projektissa on pitänyt saada aikaan.
Tämä taas on usein johtunut siitä, että projektia ei olisi saatu edes käyntiin realistisemmalla aikataululla ja budjetilla. Toisin sanoen kun projektia on esitelty päätöksentekijöille, näille on jouduttu lupaamaan kuu taivaalta – eli suuri tulos, pienet kustannukset ja lyhyt aikataulu.
Siinä ei projektipäällikölle jää paljon liikkumavaroja, vaikka eteen tulisi millaisia yllätyksiä.
Monasti projektin aikataulu- ja budjettiongelmien siemen kylvetäänkin jo siitä vaiheessa, kun projektin käynnistämisestä päätetään. Valitettavan usein projektin saa tällöin käyntiin se, joka lupaa eniten vähimmällä.
Tuloksena tällöin on helposti epärealistiset aikataulut ja budjetit – ja sitä kautta niiden vääjäämätön pettäminen jossain vaiheessa.
Oli projektipäällikkönä sitten millainen fakiiri tahansa.
Projektipäällikkö ei ole ihmeidentekijä. Siksi kannattaa pitää huolta siitä, että projektien käynnistämispäätösten kriteerit eivät johda epärealistiseen aikatauluttamiseen ja budjetointiin.
Kuva: Mohamed Hassan / Pixabay