Milloin viimeksi olet pohtinut, miksi teidän yrityksessänne käytetään juuri tiettyjä projektinhallinnan työkaluja?
Käytetäänkö niitä siksi, että siitä on selkeää hyötyä projektien tekemiselle? Vai käytetäänkö niitä lähinnä siksi, että yrityksen projekteissa vain kuuluu käyttää tiettyjä työkaluja?
Turhan monia projektinhallinnan työkaluja nimittäin käytetään itsetarkoituksellisesti. Toisin sanoen tiettyjä työkaluja käytetään pitkälti siksi, että niitä vain ”kuuluu” käyttää – riippumatta siitä, mitä hyötyä niiden käytöstä loppujen lopuksi on.
Työkalun käytön perusteena on tällöin siis oikeastaan vain se, että työkalu on olemassa ja että sen käytön jotenkin oletetaan parantavan projektien tuloksia.
Kumpikaan näistä taas ei ole kovin vahva peruste käyttää mitään työkalua.
Mikä sitten on?
Projektinhallinnan työkalut tukemaan ihmisten toimintaa
Työkalujen käytöllä on kiistatta oma tärkeä sijansa projektijohtamisessa. Projekteissa voi ja usein kannattaakin käyttää monia projektijohtamisen tueksi kehiteltyjä työkaluja.
Mikään työkalu ei silti koskaan ole itsessään autuaaksitekevä. Työkalu on aina vain työkalu, jonka hyöty tai hyödyttömyys realisoituu viime kädessä ihmisten toiminnassa ja vuorovaikutuksessa.
Niinpä kulloistakin työkalua itsessään olennaisempaa on aina se, missä määrin sen käyttö palvelee ihmisten toimintaa ja vuorovaikutusta kulloisessakin projektissa.
Tämä taas tarkoittaa sitä, että työkalujen käytön projekteissa tulisi perustua ennen kaikkea siihen, missä määrin ne
- auttavat ihmisiä jäsentämään toimintaansa
- edistävät ihmisten vuorovaikutusta ja oppimista
- auttavat vaikuttamaan projektin kannalta keskeisiin ihmisiin.
Loppujen lopuksihan on kuitenkin kaikkien etu käyttää projekteissa työkaluja, jotka käytännössä edesauttavat projektien tekemistä.
Mitään projektinhallinnan työkalua ei tulisi käyttää itsetarkoituksellisesti. Erityisen tärkeää olisi varmistaa, että käytettävät työkalut todella tukevat ihmisten toimintaa yrityksen projekteissa.
Kuva: Mudassar Iqbar / Pixabay