Tuleeko teillä vastaan tilanteita, joissa ihmiset tekevät projekteissa aivan toisin kuin mitä heille annetuissa kirjallisissa ohjeissa on sanottu? Vaikka jokin asia olisi yritetty ilmaista pilkuntarkasti, homma on silti tehty ihan toisella tavalla – jos ollenkaan?
Monissa yrityksissä projektitoimintaa varten on laadittu iso liuta kirjallisia ohjeistuksia. Oletuksena on, että asiat saadaan sujumaan mallikkaasti, kunhan asiat vain ohjeistetaan riittävän tarkasti.
Näinhän se ideaalimaailmassa ehkä meneekin. Todellisuus on kuitenkin usein toinen. Tarkoista ohjeistuksista huolimatta asioita ei useinkaan käytännössä tehdä kuten niissä kerrotaan.
Missä siis vika?
Projektiohjeistusten rajallinen voima
Projektiohjeistusten noudattamatta jättämiseen voi olla ainakin kolme mahdollista syytä:
1. Ohjeistuksia ei lueta lainkaan. Suomalainenhan ei lue mitään ohjeita! Toisin sanoen ohjeistuksia ei vain haluta eikä välttämättä edes ehditä lukea. On niin paljon muutakin tekemistä ja kiire jo käydä toimeen.
2. Ohjeistukset luetaan, mutta ne tulkitaan eri tavalla kuin on tarkoitettu. Ohjeissa käytetään termejä ja käsitteitä, jotka lukijoille eivät merkitse mitään tai merkitsevät eri asioita kuin mitä on tarkoitettu. Ohjeet saatetaan myös lukea vain kursorisesti, jolloin olennaisia asioita saattaa vain jäädä huomaamatta.
3. Ohjeistukset luetaan ja tulkitaan kuten on tarkoitettu, mutta niiden mukaan ei silti nähdä tarpeen toimia. On kiire tai sitten ei vain kiinnosta noudattaa ohjeita. Pääasia että omat hommat saa tehdyksi ja nopeasti.
Toisin sanoen kirjallisten ohjeistusten käyttökelpoisuus saattaa parhaimmillaankin olla vain rajallinen, jos yritetään saada ihmisiä toimimaan jollain tietyllä tavalla.
Varsinkin jos ohjeet on vain julkaistu jossain ja korkeintaan vain häthätää esitelty ihmisille – kuten aika usein voi olla tilanne. Se ei tosiaankaan riitä takaamaan, että asiat myös tapahtuvat siten kuin on tarkoitettu.
Pelkkien kirjallisten ohjeistusten laatiminen ja jakaminen ei useinkaan riitä. Jollain tavalla pitäisi pyrkiä myös varmistamaan, että ohjeistukset luetaan, ne tulkitaan halutulla tavalla ja niiden mukaan aletaan myös toimia.
Kuva: Augusto Ordóñez / Pixabay